“No tengo tiempo”, ¿En qué habré perdido el día?, “No me ha cundido para nada la jornada de hoy, ¿qué ha podido pasar?”… Son frases que sin duda te sonarán, ya sea porque tú mismo las has nombrado o porque has oído en alguna ocasión las lamentaciones de tus compañeros o compañeras.
Si te fijas, todas estas frases giran en torno a un mismo leitmotiv: cómo mejorar la productividad y por ende, mejorar la gestión del tiempo que dedicamos a nuestro trabajo día a día. Y es que una buena gestión del tiempo podría suponer la diferencia entre el éxito y el fracaso de un proyecto, tanto personal como profesional.
Y ahora bien, ¿cómo podemos realmente hacer un adecuado reparto de las tareas? O mejor aún, ¿cómo conseguimos que sean realmente productivas? Vamos a conocer dos de los métodos principales de gestión del tiempo para que puedas ponerlos en marcha y lograr nuevas metas. ¿Preparad@?
La Caja o Matriz de Eisenhower
Se trata del método de gestión del tiempo elaborado por Dwight Eisenhower, general del ejército norteamericano durante la Segunda Guerra Mundial y presidente de los Estados Unidos de 1953 a 1961.
La matriz de Eisenhower es una manera sencilla y a la vez, súper efectiva, de averiguar cómo priorizar tus tareas entre las importantes, urgentes, repentinas e inesperadas. La idea general es que todas tus tareas se pueden organizar en cuatro cuadrantes, según su prioridad. Así, para poder ponerlo en práctica has separar las tareas en:
1. "Urgentes" e "importantes": aquellas que hay que realizar inmediatamente. Con el nivel de prioridad 1, debes enfocar toda tu atención en completarlas.
2. "Importantes", pero "no urgentes": tareas que programar para hacer más adelante, importantes para tu desarrollo profesional y personal pero que no tienen una fecha de vencimiento como tal.
3. Tareas "no importantes" pero "urgentes". Estas son las tareas que puedes delegar en alguna persona o compañero o bien, programar para después, cuando hayas terminado las tareas del primer cuadrante.
4. Tareas "no importantes" y "no urgentes". Estas tareas son las que podrías descartar o eliminar.
La ventaja más importante de este método es la posibilidad que ofrece de clasificar de una forma muy visual la urgencia y la importancia de cada una de nuestras tareas, identificando las acciones que son necesarias realizar con el fin de gestionar mejor el tiempo y ser más productivos.
El Método Pomodoro
Si te indicamos que la ansiedad entorpece a tu trabajo y día a día, no te sorprende ¿verdad? Ya sea porque el número de tareas en una misma jornada es elevado o porque tienes que realizar una tarea ardua y larga que demanda muchas horas para completarse, la sensación de pérdida de tiempo nos puede provocar esa ansiedad, y por lo tanto, ser menos eficientes en nuestro trabajo.
El Método Pomodoro, creado Francesco Cirillo en 1980, trabaja justamente eso, la ansiedad. Su base consiste en el uso de pausas frecuentes para aumentar la productividad del cerebro y gastar menos tiempo en cada tarea.
Funciona así:
- Elabora un listado de tareas categorizado desde la más a la menos urgente. Para ello, comienza por la tarea con un plazo más corto y ajusta un cronómetro a 25 minutos.
- Trabaja en la tarea con normalidad hasta que la alarma suene.
- Haz una pausa corta, de 3 a 5 minutos.
- Vuelve a la tarea y cronometra 25 minutos de nuevo.
- Después de cuatro ciclos de 25 minutos (cada hora) haz una pausa más extensa, de al menos 15/20 minutos.
Según su creador, estas pausas ayudan a reducir la ansiedad y 25 minutos es el tiempo en que el cerebro logra mantener su concentración sin distracción. De tal manera que se es más productivo manteniendo en foco en los 25 minutos de actividad que durante una hora sin parar.
Ahora que hemos conocido dos de los métodos más conocidos y efectivos para la gestión del tiempo, te animamos a poner en marcha las recomendaciones para conseguir tus objetivos, y además, te animamos a conocer nuestros cursos o formaciones en modalidad de teleformación o aula virtual. Y es que disponemos de una amplia variedad de cursos gratuitos online para que elijas el que mejor se adapta a tu perfil. Pincha aquí y descúbrelos por ti mismo.
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